Os KPIs, ou Key Performance Indicators (Indicadores-Chave de Desempenho) em inglês, são métricas passíveis de medição e quantificação usadas para avaliar o desempenho e a efetividade de uma empresa, departamento ou processo. Eles oferecem insights muito úteis sobre as operações de um estabelecimento, ajudando-o a monitorar seu sucesso, tomar decisões de forma mais consciente e alcançar metas estratégicas.
Devido à natureza competitiva das cadeias de suprimentos nos dias de hoje, é inegável a necessidade de processos de tomada de decisão com base em dados. Na gestão de armazéns, os KPIs servem como fonte de informações para estes objetivos. O papel destas métricas é essencial no monitoramento e otimização de diversos aspectos das operações destes espaços, incluindo a gestão de estoque, o atendimento de pedidos, a produtividade da mão de obra, a capacidade e uso da instalação e a visibilidade da cadeia de suprimentos.
KPIs de Gestão de Estoque
Os KPIs de gestão de estoque ganham importância quando se quer manter os melhores níveis de estoque, minimizar custos empresariais e assegurar a precisão dos dados referentes a este assunto. Há dois KPIs desta área que devem ser o foco: as taxas de giro de estoque e a acuracidade de estoque
Taxa de Giro de Estoque
Acuracidade de Estoque
Este KPI mede quão rapidamente o estoque de uma empresa é vendido e reabastecido em dado período, geralmente anual. Um giro alto indica uma gestão eficiente do estoque, já que implica que os produtos se movimentam de forma efetiva e rápida na cadeia de suprimentos. Esta situação significa também que os níveis de estoque apresentam uma gestão eficiente, que os custos implícitos são baixos e que os gargalos de excesso e falta de produtos podem ser evitados.
Para calcular este KPI, é preciso dividir o Custo da Mercadoria Vendida (CMV) pelo valor médio do estoque. Este número é essencial para a gestão do fluxo de caixa e a otimização da alocação de recursos de um armazém.
Os KPIs de acuracidade de estoque, como, por exemplo, as porcentagens de precisão de contagens ou ciclos de estoque, medem a precisão dos dados desta área em comparação com a situação física real. Quando uma empresa entende bem aquilo que tem no estoque, ela pode reduzir o risco de faltas de produtos, pedidos em excesso e outros erros onerosos.
Já os armazéns podem identificar as discrepâncias bem antes da ocorrência de um gargalo, tomar as ações corretivas e melhorar a eficiência operacional geral de seu centro de distribuição.
KPIs de Atendimento de Pedidos
Os KPIs de atendimento de pedidos, como, por exemplo, o tempo de ciclo do pedido e as taxas de pedido perfeito, são essenciais para a avaliação da eficiência e qualidade dos processamentos de pedidos e dos processos de entrega de uma empresa. Eles são responsáveis por assegurar que os produtos cheguem corretamente e dentro do prazo até os clientes.
Tempo de Ciclo do Pedido
Taxa de Pedido Perfeito
O tempo de ciclo do pedido é a forma como as empresas medem a duração do processamento de um pedido, desde o momento em que ele é recebido até a sua entrega ao cliente. Este KPI específico tem relevância crítica quando se quer avaliar a velocidade e a resposta geral do processo de atendimento de pedidos.
Tempos menores indicam uma operação mais eficiente e rápida, o que quase sempre leva a uma maior satisfação dos clientes e mais competitividade no mercado. Ao monitorar e otimizar este tempo, é possível identificar gargalos na cadeia de suprimentos e acelerar os processos.
Este é um fator que deve ser levado em consideração quando o objetivo principal é reduzir o lead time e melhorar a velocidade das entregas.
A taxa de pedido perfeito é a métrica que calcula a porcentagem de pedidos entregues aos clientes sem erros nem problemas. Ao medir este KPI, as empresas precisam considerar fatores como a acuracidade e a totalidade dos pedidos, assim como as entregas realizadas dentro do prazo.
Uma taxa de pedido perfeito alta se traduz no atendimento consistente das expectativas dos clientes e minimiza interrupções no processo de atendimento. Alcançar este feito é uma meta das empresas, já que traz mais fidelidade, reduz taxas de devolução e beneficia sua imagem no mercado.
Para melhorar este KPI, é preciso focar no aperfeiçoamento da acuracidade dos pedidos, da gestão de estoque e da coordenação logística.
KPIs de Produtividade de Mão de Obra
Quando uma empresa pretende avaliar a eficiência e a efetividade de seus funcionários, ela também quer explorar os KPIs de produtividade de mão de obra. Estes indicadores-chave de desempenho são essenciais para a avaliação geral do trabalho dos empregados de um armazém e, quando adequadamente acompanhados, podem ajudar a economizar dinheiro, aumentar a eficiência operacional e melhorar a produtividade geral.
Eficiência de Picking e Packing
Este KPI mede a velocidade e a precisão do processo de picking e packing, ou separação e embalagem, de um armazém. Ao calcular esta métrica, é preciso dividir o número de itens separados e embalados pelo total de horas gastas nestas tarefas.
Uma eficiência alta indica que os funcionários trabalham de forma rápida e precisa, minimizando também o tempo de processamento de pedido e reduzindo o risco de erros. O monitoramento e a análise da eficiência de picking e packing permite aos gerentes de armazéns identificar áreas de aperfeiçoamento, pontos de possíveis gargalos e onde a implementação de tecnologias de automação pode aumentar a eficiência.
Otimizar este KPI leva a uma economia significativa, aumenta a velocidade de atendimento de pedidos e melhora a satisfação dos clientes. Quando os pedidos são processados de forma adequada, dentro do prazo, toda a operação é melhorada!
Uso de Mão de Obra
O KPI de uso de mão de obra mede a eficiência da forma como os funcionários são aproveitados em um armazém. Entram em consideração aqui fatores como a proporção das horas de trabalho produtivas e das horas totais trabalhadas, o equilíbrio entre a oferta e a demanda de trabalho e a contenção do tempo ocioso.
Um uso de mão de obra alto indica que os funcionários se encontram constantemente trabalhando em tarefas produtivas, o que maximiza sua contribuição às operações da empresa. Um uso eficiente deste parâmetro pode reduzir os custos com funcionários e aumentar os resultados.
Quando se quer melhorar este KPI específico, deve-se considerar o uso de sistemas de gestão de mão de obra para agendar turnos e alocar os funcionários com base nas flutuações das demandas e variações do fluxo de trabalho.
KPIs de Capacidade e Uso de Armazém
Tempo de Turnaround de Doca
O tempo de turnaround de doca é um KPI crítico que mede o tempo necessário para que um veículo entre na doca de carregamento de um armazém, complete o processo de carga ou descarga e saia das instalações. Caso uma empresa tenha um gargalo na parte de abastecimento ou saída de suas operações logísticas, este KPI precisa ser devidamente avaliado.
Ao diminuir o tempo de turnaround de doca, é possível ter um throughput significativamente mais rápido, reduzir o congestionamento e melhorar a alocação de recursos. A eficiência deste KPI também é essencial para cumprir a demanda de clientes, minimizar custos de transporte e garantir entregas de produtos dentro do prazo.
Os gerentes de armazéns devem focar a aceleração do processo de recebimento e envio, assim como a otimização da programação e coordenação dos veículos, caso queiram reduzir os tempos de turnaround de doca.
Uso de Espaço de Armazenamento
O uso de espaço de armazenamento mede a eficiência deste aspecto em um armazém. Ao calcular este KPI, que geralmente é expresso em porcentagem, divide-se o espaço de armazenamento atualmente ocupado pelo espaço total de armazenamento disponível.
Uma taxa alta significa que o armazém maximiza os recursos disponíveis e minimiza o espaço ocioso. Quando uma empresa busca formas de reduzir os custos globais geralmente ligados ao excesso de espaço de armazenamento e assegurar que os produtos sejam armazenados da forma mais fácil para um acesso e recuperação rápidos, é preciso maximizar este KPI.
O monitoramento constante do uso do espaço de armazenamento permite identificar oportunidades de readequação de layouts, implementação de melhores estratégias de armazenamento e otimização de gestão de estoque para garantir o melhor uso do espaço disponível.
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KPIs de Visibilidade de Cadeia de Suprimentos
Os KPIs de visibilidade de cadeia de suprimentos são essenciais para o acompanhamento e a melhoria do desempenho de toda esta cadeia. Eles asseguram que os produtos são entregues dentro do prazo e que a variação dos lead times é minimizada.
Entrega Dentro do Prazo
A ideia de entrega dentro do prazo é autoexplicativa. Ela mede a porcentagem de envios ou pedidos entregues aos clientes ou pontos de recebimento de acordo com uma programação de entrega previamente estabelecida. Trata-se de um KPI crítico para a avaliação da confiabilidade e eficiência de uma cadeia de suprimentos.
Taxas altas de entregas dentro do prazo indicam que a cadeia em questão atende, de forma consistente, as expectativas dos clientes e as previsões de demanda. Alcançar e manter um número alto neste quesito é essencial para a satisfação dos clientes, uma vez que entregas atrasadas podem levar a maiores custos, faltas de produtos e eventuais prejuízos.
É imprescindível que os fornecedores, fabricantes, prestadores de serviço da área de logística e outras pessoas envolvidas na cadeia de suprimentos colaborem de forma efetiva para assegurar que os produtos sejam entregues pontualmente.
Variação do Lead Time
A variação do lead time mede a consistência ou falta dela no tempo necessário para que as mercadorias se movimentem dentro da cadeia de suprimentos, desde o pedido até o recebimento. Este KPI geralmente é expresso na forma de um desvio padrão ou coeficiente de variação e sua redução é essencial para a melhoria da previsão e eficiência da cadeia de suprimentos.
Isto se dá porque lead times consistentes permitem uma melhor previsão de demanda, gestão de estoque e planejamento de produção.
Quando este KPI apresenta valores mais baixos, tem-se um bom indicador de que a cadeia de suprimentos opera com mais estabilidade e confiança, reduzindo a necessidade de excessos de estoque por razões de segurança e aumentando a responsividade geral às mudanças do mercado.
Conclusão
O universo dos armazéns e da gestão da cadeia de suprimentos está em constante evolução e as empresas precisam estar sempre um passo à frente, monitorando e melhorando continuamente seus indicadores-chave de desempenho. Estas métricas não são apenas números; elas são a bússola que guia as operações de armazenamento a uma maior eficiência, um custo-benefício e mais satisfação dos clientes! Ao potencializar o poder dos KPIs, é possível ter bons insights dos processos, ganhar agilidade para identificar rapidamente as áreas que podem passar por melhorias, tomar decisões mais informadas e otimizar toda a cadeia de suprimentos.
Na SDI Element Logic, entendemos o papel crítico que estas medições têm na gestão de armazéns. Somos especialistas no fornecimento de soluções de última geração desenvolvidas para ajudar você a alcançar e superar as metas de desempenho do seu armazém. A partir da melhoria do uso do espaço de armazenamento e da produtividade da mão de obra até o aperfeiçoamento do atendimento de pedidos e da visibilidade da cadeia de suprimentos, nossas tecnologias inovadoras e nossa consultoria especializada são feitas sob medida para atender suas necessidades específicas.
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